MANAJEMEN PROYEK
Pengertian Manajemen Proyek
Pengetahuan
untuk mengelola suatu kegiatan yag bersifat spesifik, berbentuk sebuah proyek.
Fungsi
Manajemen Proyek
Fungsi
dari manajemen proses adalah merupakan tindakan-tindakan manajemen semata-mata
yang diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan, oleh karena itu penetapan
tujuan/sasaran merupakan tindakan manajemen pertama, kemudian diikuti tindakan
perencanaan, organisasi dan kordinasi, pelaksanaan, dan pengawasan dan
pengendalian dengan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan
efektif.
Keuntungan Manajemen Proyek
1.
Kontrol
yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm.
Dengan adanya
kontrol yang baik dalam bidang keuangan, fisik, dan sdm membuat suatu
organisasi menjadi lebih teratur dan bisa mendapat keuntungan yang lebih baik
bagi organisasi tersebut serta manajemen proyek yang lebih terarah pada
tujuannya.
2.
Meningkatnya
relasi dengan customer.
Meningkatnya relasi
dengan customer juga memberikan keuntungan bagi suatu organisasi. Dengan
meningkatnya relasi dengan customer maka meningkat pula rasa kepercayaan
customer dengan organisasi tersebut.
3.
Waktu
pembangunan yang lebih singkat.
Dengan waktu
pembangunan yang cepat memberikan keuntungan bagi organisasi.
4.
Biaya
yang lebih rendah.
Dengan biaya yang
lebih rendah maka suatu organisasi tidak membutuhkan biaya yang banyak.
5.
Kualitas
lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas.
6.
Keuntungan
yang lebih besar.
7.
Meningkatnya
produktivitas.
8.
Koordinasi
yang lebih baik.
9.
Moral
pekerja lebih baik.
Definisi Proyek
Proyek adalah usaha terkoordinasi,
menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka
mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing
Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]
Atribut Proyek
1.
Mempunyai
tujuan yang unik
Setiap proyek harus
mempunyai tujuan (objective) yang terdefinisi dengan baik.
2.
Bersifat
sementara.
Suatu proyek
bersifat sementara karena apabila proyek yang dikerjakan telah diterapkan maka
proyek-proyek lainnya akan dibuat.
3.
Dibangun
berdasarkan progressive elaboration.
Suatu proyek dibangun berdasarkan suatu perincian kemajuan tertentu.
4.
Membutuhkan
sumber daya dari berbagai area.
5.
Mempunyai
pelanggan utama / sponsor proyek.
6.
Bersifat
uncertainty.
Suatu proyek
bersifat tidak pasti.
Proyek vs Kegiatan Operasional
Proyek
|
Kegiatan Operasional
|
Untuk mendukung kebutuhan organisasi
|
Visi & Misi untuk mencapai beberapa tujuan dari organisasi
|
Sementara & Unik
|
Terus menerus & Berulang
|
Berhenti ketika tujuan proyek tercapai
|
Tidak akan berhenti, justru diusahan agar bisnis dapat terus
berjalan
|
Contoh Proyek Teknologi Informasi
1.
Tahun
2004, Steve Butler dalam bukunya IT Spending: Analyst Views menjelaskan bahwa :
Pembelanjaan TI di seluruh dunia diperkirakan tumbuh antara 4% dan 6% setiap
tahunnya. US saja tahun 2004 menghabiskan $752 milyar yang diprediksikan
meningkat 5.7% pada tahun 2005 atau sebesar $795 milyar.
2.
Pembuatan website PT. MELATI GROUP
Melalui website perusahaan dapat mempublikasikan
profil dan proses bisnis secara luas.
3.
Perakitan prototype Laptop SMK.
4. Implementasi Planning IT pada Bank BNI.
5. Proyek Cloud Computing Initiative.
6. Salah satu contoh proyek IT di dunia (Indonesia) –
SPAN
SPAN atau Sistem pembendaharaan dan anggaran negara
adalah sebuah sistem berbasis teknologi informasi yang ditujukan untuk
mendukung pencapaia prinsip-prinsip pengelolaa anggaran negara. Seluruh proses
yang berkaitan dengan pengelolaan anggaran meliputi penyusunan anggaran,
manajemen dokumen anggaran, manajemen komitmen pengadaan barang dan jasa,
manajemen pembayaran, manajemen penerimaan negara, manajemen kas dan pelaporan
diintegrasikan ke dalam SPAN.
Kendala Proyek
a.
Ruang
Lingkup Proyek
Mendefinisikan apa
yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk/servis/hasil yang diinginkan
sponsor proyek.
b.
Waktu
Mendefinisikan
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
c.
Biaya
Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
proyek.
Manajemen Proyek
a.
Penerapan
pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk merancang
aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek
b.
Manajer
Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui :
1.
Identifikasi
kebutuhan proyek.
2.
Membangun
atau mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas (dan dapat dicapai).
3.
Menyeimbangkan
permintaan kualitas yang diinginkan dengan ruang lingkup proyek, waktu dan
biaya.
4.
Mengadaptasi
spesifikasi, perencanaan dan pendekatan dari berbagai pertimbangan dan harapan
dari semua stakeholder.
Stakeholders
Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat
atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Kebutuhan dan keinginan stakeholders
pada suatu proyek akan beraneka ragam. Yang termasuk stakeholders : sponsor
proyek, manajer & tim proyek, staf pendukung, pengguna hasil proyek, supplier,
“musuh proyek”(orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang
berlangsung).
Knowledge Area
1.
Knowledge
Area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.
2.
Project
integration management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari
manajemen proyek.
3.
Project
scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik.
4.
Project
time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna
menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan
waktu dalam menyelesaikan proyek.
5.
Project
cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek.
6.
Project
quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan
memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.
7.
Project
human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas
menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
8.
Project
communication management; kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan
dan menyimpan informasi proyek.
9.
Project
risk management; kompetensi untuk mengidentifikasi, menganalisis dan merespon
resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
10. Project procurement management; kompetensi
untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek
baik dari dalam maupun dari luar organisasi.
Tools & Technique
Project Management Tools & Technique
adalah alatyang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam
melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area, Yaitu :
Knowledge Area
|
Tool and technique examples
|
Integration Management
|
Project
selection methods, project management methodology, stakeholders analysis,
project charters, project management plans, work authorization systems,…
|
Scope Management
|
Project
scope statements, WBS, statements of works, requirements analysis, scope
change control,…
|
Time Management
|
Gantt
Charts, Project Network Diagrams, Critical Path Analysis,PERT, milestone
reviews,…
|
Cost
Management
|
Net
present value, return on investment, payback analysis, business cases, earned
value management, project portfolio management, cost estimates, cost
management plan, financial software
|
Quality
Management
|
Six
Sigma, Quality Control Charts, Pareto Diagrams, Fishbone /Ishikawa Diagrams,
Quality Audits, Maturity Models, Statistical Methods
|
Human
Resources Management
|
Motivation
techniques,Emphatic listening, team contracts, responsibility assignment
matrices, resources histograms, resources leveling, team building exercises
|
CommunicationsManagement
|
Communication
management plan, conflict
management,
project Web sites,Templates, status reports, …
|
Procurement
Management
|
Make-or-buy
analysis, contracts, requests for
proposals
or quotes, sources selection, negotiating, eprocurement
|
Risk
Management
|
Risk
management plan, probability/impact matrix, risk ranking, Monte carlo
simulation, top-ten risk item tracking
|
Peran Manajer Proyek
1.
Mediator
antara proyek dan stakeholders.
Peran manajer
proyek adalah menjadi suatu penghubung antara proyek dengan orang-orang yang
terlibat atau dipengaruhi oleh aktifitas proyek.
2.
Bertanggung
jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga
penutupan/penyelesaian proyek.
Keterampilan yang dibutuhkan Manajer Proyek
1.
Kepemimpinan.
Mempunyai sosok
kepemimpinan adalah hal yang perlu dimiliki oleh seorang manajer. Dengan sosok
kepemimpinan yang dimiliki maka para karyawan akan lebih menghormati manajer
tersebut
2.
Soft
skills/ human relations skills.
Seorang manajer
juga harus mempunyai suatu kemampuan yang baik.
3.
Negosiasi
& manajemen konflik.
Seorang manajer
juga harus menjadi seorang negosiator yang baik sehingga apabila terjadi
masalah, masalah tersebut bisa diselesaikan dengan cepat dan memberikan
kebaikan bagi masing-masing pihak.
4.
Problem
Solving.
5.
Project
Management Knowledge Area.
6.
Pengetahuan
yang luas berkaitan dengan bidangnya, seperti keuangan, akunting, sales,
marketing, logistik, strategic planning, tactical planning, kompensasi,
teknologi informasi, dll.
Faktor-faktor pendukung keberhasilan Proyek
1.
Dukungan
eksekutif.
Dengan adanya
dukungan dari para eksekutif maka suatu proyek akan lebih mudah dikerjakan.
2.
Keterlibatan
user.
Melibatkan user
juga menjadi faktor pendukung keberhasilan proyek. Suatu organisasi bisa
meminta bantuan user untuk menilai apakah proyek yang dijalankan sesuai dengan
keinginan para user.
3.
Pengalaman
manajer proyek.
Dengan adanya
pengalaman yang luas maka suatu proyek akan berjalan dengan lancar dan bisa
menganalisa kesalahan yang pernah diperbuat dalam proyek-proyek sebelumnya.
4.
Tujuan
bisnis yang jelas.
Dengan tujuan yang
jelas maka proyek menjadi lebih terarah.
5.
Scope
yang kecil.
6.
Perangkat
lunak standar.
7.
Firm
basic requirements.
8.
Metodologi
formal.
9.
Estimasi
yang terandalkan.
10. Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan
yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan.
